契約管理の新時代
2010/11/15   契約法務, リーガルテック, 民法・商法, IT

契約書や契約情報の管理はどのように行っていますか。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント：企業コンテンツ管理)の業界をリードするオープンテキストコーポレーションは、新しい契約管理ソリューション 「Open Text Contract Management」をリリースした。

法的に義務付けられた契約書や合意書は、多くのビジネス上の取引を支えています。条項、期限、各種条件、マイルストーンが含まれた、こうした契約書類に対し、ビジネスメリットを最大化し、起因するコストやリスクを最小化するために、全ての契約ライフサイクルの追跡や管理が求められています。
通常、契約書は部門ごとのファイルキャビネット、または、さまざまな業務システムに分けられたリポジトリ内に保管されています。
現状、契約書はあまり管理されておらず、問題発生時や契約期間の終了に伴って再確認される程度になっています。
契約管理ソフトウェアは、事前に対策を講じる契約管理を実現し、各契約に起因するリスクや義務、メリットをより深く状況にあてはめて判断することができます。結果として、企業は、取引業者や顧客に対するリレーションシップを効果的に管理がすることが可能となります。多くの契約管理ソリューションは、購買や調達側の契約に向けられていますが、企業のメリットを最大化し、標準化と期限管理を強化し、契約の透明性を確保するには、全体的なアプローチによって、あらゆる契約種類に適した契約管理を企業の様々なグループで取り組まなくてはなりません。
Open Text の契約管理ソリューションは契約の作成、調整、遂行や継続の確認にいたる全てのライフサイクル管理を実現します。
(同社HPから引用)

契約書をいまだに紙媒体で管理する会社もある。
紙媒体で管理する場合、紛失するリスク、管理コスト負担、データベースとしての利便性の低さ等、それに起因する様々な問題が存在する。
PDF化して管理したとしても、データベースとしての利便性の低さに大差はない。
契約に関するサイクルを一元的に管理することができるこのようなソリューションを導入することで、事業の効率化を図ることができ、契約に付随する条件・期限等に起因する問題を回避することができる。