契約電子化のメリット・デメリットについて

1 はじめに

 電子契約サービスの「ホームズ」を運営するリグシーは米最大手のドキュサインと提携し、海外企業に契約の締結依頼を配信できる国際サービスを開始します。契約をweb上で行うサービスは様々登場していますが、「紙に印鑑」の文化が根付く日本企業にとっては、電子契約への移行は心理的なハードルが高く、普及には至っていないというのが現状です。そこで本稿は、契約に携わる法務部員の皆様において、電子契約を導入するか否かを考える際の指標となるべく、契約電子化のメリットとデメリットをお伝えしようと思います。

●THE BRIDGE―法務系クラウドAIサービス「Holmes(ホームズ)」提供のリグシー、500 Startups Japanから数千万円を調達

2 契約電子化のメリット

①費用節約
 多くの企業で、契約を締結した場合、契約は契約書という形にまとめられ、2通作成されて相互に保有することになるかと思います。契約書の送付には最低でも数百円の郵便代がかかり、簡易書留や内容証明などのサービスを用いる場合、さらに費用がかかります。1回の郵送には数百円程度の費用しかかからなくても、長期的に見ると、多大な費用となってしまいます。電子契約にした場合、郵便代がかかりません。
 契約を契約書としてまとめた場合、印紙税を納入し、印紙を貼付する必要があります。企業間での契約は経済的利益があるものと推定されています。税金を払うことで、法的な問題が起きた際には国が用意した裁判などの制度を利用し、国に対処してもらうという趣旨のものであるようです。印紙が必要な契約書は国税庁発行の「印紙税額の一覧表」に載っており、不動産売買契約書は1号文書、継続的取引に関する契約書は7号文書等と決まっています。契約の類型によって印紙代は変わってきますが、1号文書の場合200円から60万円まで、7号文書は一律4000円となっています。取引額によって印紙税は上がっていくため、企業にとっては一定程度の負担になるかと思います。印紙税法上、電子契約書の送付は課税対象の文書を交付したという扱いにならないため、印紙代を節約することができます。

●MAG BOXIL―契約書|印紙の必要性とは?印紙税一覧・コストカット方法を紹介

●国税庁HPー請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について

②保存・検索の簡易化、業務の効率化
 紙媒体で保存する場合、保存のためのバインダーファイルを用意し、ファイルの保管場所を決めておく必要があります。そこにはファイル代・場所等決定の時間等のコストがかかります。また、以前締結した契約を確認したい場合、どのファイルに入れているのかを思い出し、契約書を探し出すということが必要になります。電子契約にした場合、保存のためのスペースが空き、関連語句で検索することで、目当ての契約書をすぐに探し出すことができます。
 契約書を探す時間を短縮できれば、業務をより効率的に進めていくことができるかと思います。以前他社と締結した契約と同種の契約を他社と締結する必要が出てきた場合、以前の契約書を検索することで雛形として利用でき、業務の時短につながります。契約書審査の状況や先方とのやり取りについても保管できるため、当時の担当者にヒアリングをする必要もなくなり、よりスムーズに業務を遂行できると考えられます。

3 電子契約化のデメリット

①心理的な抵抗感・説明の手間
 日本には「契約は契約書に印鑑を押して成立する」という観念が強く残っているため、契約電子化への移行に心理的な抵抗感があるということもありえます。電子契約に移行するためにはまず経営陣に対する説得が必要です。会社としては、いざ訴訟になった際、契約書を証拠として用いることができるかどうかに最大の関心があることかと思います。この点につき、電子署名法3条には「…本人による電子署名…がおこなわれているときは、真正に成立したものと推定する」という規定があります。電子契約書にも証拠能力があることを説明すると、納得が得やすくなるかもしれません。
 契約は相手方があってのことなので、相手方の了承も得る必要があります。この点についても、契約時に相手方の法務担当者に確認しておくと良いでしょう。

●NS Solutions―電子署名の証拠力

②導入までの手間
 契約を電子化する場合、押印に代わるものとして電子証明書を取得する必要があります。電子証明書を取得するためには認証局に問い合わせ、所定のソフトを使って必要事項を記入するという手間が発生します。

●e-gov電子政府の総合窓口ー電子証明書の取得

4 今後の実務について

 契約の電子化にはメリットとデメリットがあります。どちらの影響が大きいかを法務部内で検討をし、導入するか否かを決定します。最初から最後まで自社で行うこともできますが、契約電子化を手伝う企業やサービスを利用するのも1つの手段です。企業・サービスにも様々なものがあるので、それぞれの内容・メリット・デメリットを比較し、自社の希望に合うものを選ぶと良いでしょう。

【その他参考サイト】
文書管理お役立ちブログー電子契約とは?4つのメリットを解説
            電子契約のデメリットはあるのか

電子契約のすすめ 徹底比較ガイドサイト―電子契約のメリット・デメリット

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[著者情報] arai

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このニュースに関連するセミナー

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2019年05月30日(木)
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東京都港区
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淵邊 善彦
ベンチャーラボ法律事務所 代表弁護士

1987年 東京大学法学部卒業
1989年 弁護士登録
1995年 ロンドン大学UCL(LL.M.)卒業
2000年よりTMI総合法律事務所にパートナーとして参画
2008年より中央大学ビジネススクール客員講師(13年より同客員教授)
2016年より2018年まで東京大学大学院法学政治学研究科教授
2019年ベンチャーラボ法律事務所開設

主にベンチャー・スタートアップ支援、M&A、国際取引、一般企業法務を取り扱う。

主著として、『業務委託契約書作成のポイント』(共著)、『契約書の見方・つくり方(第2版)』、『ビジネス法律力トレーニング』、『ビジネス常識としての法律(第2版)』(共著)、『シチュエーション別 提携契約の実務(第3版)』(共著)、『会社役員のための法務ハンドブック(第2版)』(共著)などがある。

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東京都中央区京橋
講師情報
吉川 達夫
ニューヨーク州弁護士/外資系企業 VP, General Counsel

外資系法務本部長、駒澤大学法科大学院、国士舘大学21世紀アジア学部非常勤講師
元Apple Japan法務本部長、元伊藤忠商事法務部、元Temple Law School日本校客員教授。上智大学法学部、Georgetown Univ. Law Center卒

編著:『ライセンス契約のすべて 実務応用編』(編著、第一法規、2018年)、『ライセンス契約のすべて 基礎編』(編著、第一法規、2018年)、『ダウンロードできる 英文契約書の作成実務』(編著、中央経済社、2018年)など、著作・論文多数

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レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
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《東京会場》施行間近の「限定提供データ」(平成30年改正不正競争防止法)の実務対応と営業秘密・限定提供データの漏えい防止の実務対応
2019年05月30日(木)
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講師情報
石川 智也、濱野 敏彦
■石川 智也(西村あさひ法律事務所 パートナー弁護士)
2005年東京大学法学部第一類卒業
2006年弁護士登録(第一東京弁護士会)
2015年バージニア大学ロースクール卒業(LL.M.)
2016年Max Planck Institute for Innovation and Competitionにあるミュンヘン知的財産法センター修了(LL.M.)
同年Noerr法律事務所ミュンヘンオフィス勤務
2017年米国ニューヨーク州弁護士登録

日本における知的財産法、営業秘密保護、個人情報保護法のほか、EUにおける知的財産制度・競争法、EUデータ保護規則をはじめとするグローバルベースでのデータ規制について詳しい。

■濱野 敏彦(西村あさひ法律事務所 弁護士)
2002年東京大学工学部卒業 同年弁理士試験合格
2004年東京大学大学院新領域創成科学研究科修了
2007年早稲田大学法科大学院法務研究科修了
2008年弁護士登録(第二東京弁護士会)
2009年弁理士登録
2011-2013年新日鐵住金株式会社知的財産部知的財産法務室出向

知的財産法、営業秘密保護、ITのほか、大学・大学院の3年間、AIの基礎技術であるニューラルネットワークの研究室に所属していたため、AIについても詳しい。

主催・協力
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
平成30年改正不正競争防止法により限定提供データが創設され、2019年7月1日から施行されます。
本セミナーでは、営業秘密・限定提供データの漏えい防止策について説明した上で、いくつかのよく問題となるシナリオ別の留意点・対応について解説いたします。
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法務NAVIまとめ 契約法務 民法・商法
《名古屋会場》第113回MSサロン 企業法務研究会「契約書レビューの手法」
2019年05月23日(木)
19:00 ~ 21:00
2,000円
名古屋市中区丸の内
講師情報
和田 圭介
略歴:
愛知県春日井市出身
愛知県立旭丘高校卒業
2004年 京都大学法学部卒業
2005年 弁護士登録(58期 第二東京弁護士会)
クリフォードチャンス法律事務所外国法共同事業入所
2008年 フランス系ラグジュアリーブランド日本支社(出向)
2010年 アメリカ、Duke University School of Law(法学部)LLM卒業
2010年 クリフォードチャンス香港オフィス(出向)
2011年 日系の大手財閥系総合商社のイギリス子会社の法務部(出向)
2013年 ニューヨーク州弁護士登録
2015年 IBS法律事務所開設(愛知県弁護士会に登録換え)
2017年 オリンピア法律事務所 パートナー
セミナー(60分)の後、交流会(60分)を行います。
セミナー部分では法務担当者のための意見交換会を行いたく考えています。
今回のテーマは「契約書レビューの手法」です。
詳細はコチラ (申込は、終了しています。)
法務NAVIまとめ 契約法務 民法・商法
《名古屋会場》国際取引・海外展開の即戦力になるセミナー第1回 国際企業法務の基礎(全7回)
2019年05月30日(木)
14:00 ~ 17:00
12,000円(税込)※7回連続受講でのお申込みの場合は計72,000円(税込)
名古屋市中区丸の内
講師情報
大久保 裕史
弁護士・NY州弁護士

グローバルに展開する大規模法律事務所であるクリフォードチャンス法律事務所において、国際的な企業法務を取り扱い、国内外の企業に法的助言を行う。その間に、国内大手商社法務部への出向やワシントンD.C.での勤務も経験。現在は、オリンピア法律事務所のパートナーとして、主に中部圏の企業の国際取引・海外進出をサポートしている。

略歴:
早稲田大学法学部・法科大学院卒業、
コロンビア大学ロースクール(LLM)卒業
2009年12月 弁護士登録
2010年1月~2018年4月
クリフォードチャンス法律事務所 外国法共同事業
2012年6月~2014年2月 三井物産株式会社 法務部(出向)
2015年9月~2016年7月
クリフォードチャンス・ワシントンD.C.オフィス(出向)
2016年5月 ニューヨーク州弁護士登録
2018年5月~ オリンピア法律事務所 パートナー
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法務NAVIまとめ 契約法務 民法・商法
《東京会場》第114回MSサロン
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東京都新宿区
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熊木 明
弁護士・カリフォルニア州弁護士
スキャデン・アープス法律事務所 パートナー弁護士
2000年 東京大学経済学部卒業
2007年 コロンビア大学ロースクール修了

M&A、会社法、金融商品取引法を専門とし、
国内外の多くの顧客を代理しており、特に英文契約の実務に精通。
また、M&A及び英文契約に関する数多くのセミナーを行っている。
セミナー(60分)の後、交流会(60分)を行います。
今回のセミナー内容は、「法務担当者の為のM&A最新トレンド~最近のM&A実務の現場でのホットトピックを実例を踏まえながら解説します~」です。
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東京都渋谷区
講師情報
舩山 達
株式会社フルスピード(東証二部上場)
法務・総務部 部長
慶応義塾大学法学部法律学科卒
大阪市立大学大学院法学研究科法曹養成専攻修了
従業員5人のベンチャー企業に就職。2回の転職を経て現職。
少人数やノウハウの蓄積のないために業務の進め方に不安を持っている法務担当者のための意見交換会です。
今回のテーマは「法務部門の創り方」です。
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