契約電子化のメリット・デメリットについて

1 はじめに

 電子契約サービスの「ホームズ」を運営するリグシーは米最大手のドキュサインと提携し、海外企業に契約の締結依頼を配信できる国際サービスを開始します。契約をweb上で行うサービスは様々登場していますが、「紙に印鑑」の文化が根付く日本企業にとっては、電子契約への移行は心理的なハードルが高く、普及には至っていないというのが現状です。そこで本稿は、契約に携わる法務部員の皆様において、電子契約を導入するか否かを考える際の指標となるべく、契約電子化のメリットとデメリットをお伝えしようと思います。

●THE BRIDGE―法務系クラウドAIサービス「Holmes(ホームズ)」提供のリグシー、500 Startups Japanから数千万円を調達

2 契約電子化のメリット

①費用節約
 多くの企業で、契約を締結した場合、契約は契約書という形にまとめられ、2通作成されて相互に保有することになるかと思います。契約書の送付には最低でも数百円の郵便代がかかり、簡易書留や内容証明などのサービスを用いる場合、さらに費用がかかります。1回の郵送には数百円程度の費用しかかからなくても、長期的に見ると、多大な費用となってしまいます。電子契約にした場合、郵便代がかかりません。
 契約を契約書としてまとめた場合、印紙税を納入し、印紙を貼付する必要があります。企業間での契約は経済的利益があるものと推定されています。税金を払うことで、法的な問題が起きた際には国が用意した裁判などの制度を利用し、国に対処してもらうという趣旨のものであるようです。印紙が必要な契約書は国税庁発行の「印紙税額の一覧表」に載っており、不動産売買契約書は1号文書、継続的取引に関する契約書は7号文書等と決まっています。契約の類型によって印紙代は変わってきますが、1号文書の場合200円から60万円まで、7号文書は一律4000円となっています。取引額によって印紙税は上がっていくため、企業にとっては一定程度の負担になるかと思います。印紙税法上、電子契約書の送付は課税対象の文書を交付したという扱いにならないため、印紙代を節約することができます。

●MAG BOXIL―契約書|印紙の必要性とは?印紙税一覧・コストカット方法を紹介

●国税庁HPー請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について

②保存・検索の簡易化、業務の効率化
 紙媒体で保存する場合、保存のためのバインダーファイルを用意し、ファイルの保管場所を決めておく必要があります。そこにはファイル代・場所等決定の時間等のコストがかかります。また、以前締結した契約を確認したい場合、どのファイルに入れているのかを思い出し、契約書を探し出すということが必要になります。電子契約にした場合、保存のためのスペースが空き、関連語句で検索することで、目当ての契約書をすぐに探し出すことができます。
 契約書を探す時間を短縮できれば、業務をより効率的に進めていくことができるかと思います。以前他社と締結した契約と同種の契約を他社と締結する必要が出てきた場合、以前の契約書を検索することで雛形として利用でき、業務の時短につながります。契約書審査の状況や先方とのやり取りについても保管できるため、当時の担当者にヒアリングをする必要もなくなり、よりスムーズに業務を遂行できると考えられます。

3 電子契約化のデメリット

①心理的な抵抗感・説明の手間
 日本には「契約は契約書に印鑑を押して成立する」という観念が強く残っているため、契約電子化への移行に心理的な抵抗感があるということもありえます。電子契約に移行するためにはまず経営陣に対する説得が必要です。会社としては、いざ訴訟になった際、契約書を証拠として用いることができるかどうかに最大の関心があることかと思います。この点につき、電子署名法3条には「…本人による電子署名…がおこなわれているときは、真正に成立したものと推定する」という規定があります。電子契約書にも証拠能力があることを説明すると、納得が得やすくなるかもしれません。
 契約は相手方があってのことなので、相手方の了承も得る必要があります。この点についても、契約時に相手方の法務担当者に確認しておくと良いでしょう。

●NS Solutions―電子署名の証拠力

②導入までの手間
 契約を電子化する場合、押印に代わるものとして電子証明書を取得する必要があります。電子証明書を取得するためには認証局に問い合わせ、所定のソフトを使って必要事項を記入するという手間が発生します。

●e-gov電子政府の総合窓口ー電子証明書の取得

4 今後の実務について

 契約の電子化にはメリットとデメリットがあります。どちらの影響が大きいかを法務部内で検討をし、導入するか否かを決定します。最初から最後まで自社で行うこともできますが、契約電子化を手伝う企業やサービスを利用するのも1つの手段です。企業・サービスにも様々なものがあるので、それぞれの内容・メリット・デメリットを比較し、自社の希望に合うものを選ぶと良いでしょう。

【その他参考サイト】
文書管理お役立ちブログー電子契約とは?4つのメリットを解説
            電子契約のデメリットはあるのか

電子契約のすすめ 徹底比較ガイドサイト―電子契約のメリット・デメリット

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[著者情報] arai

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3,000円(税込)
名古屋市中区丸の内
講師情報
田代 洋介
略歴:
愛知県名古屋市出身
2010年 静岡大学人文学部法学科卒業
2013年 南山大学法科大学院法務研究科修了
2014年 弁護士登録(67期 愛知県弁護士会)
川上・原法律事務所入所
2017年 オリンピア法律事務所 アソシエイト
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名古屋市中区丸の内
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大久保 裕史
弁護士・NY州弁護士

グローバルに展開する大規模法律事務所であるクリフォードチャンス法律事務所において、国際的な企業法務を取り扱い、国内外の企業に法的助言を行う。その間に、国内大手商社法務部への出向やワシントンD.C.での勤務も経験。現在は、オリンピア法律事務所のパートナーとして、主に中部圏の企業の国際取引・海外進出をサポートしている。

略歴:
早稲田大学法学部・法科大学院卒業、
コロンビア大学ロースクール(LLM)卒業
2009年12月 弁護士登録
2010年1月~2018年4月
クリフォードチャンス法律事務所 外国法共同事業
2012年6月~2014年2月 三井物産株式会社 法務部(出向)
2015年9月~2016年7月
クリフォードチャンス・ワシントンD.C.オフィス(出向)
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河瀬 季
弁護士
東京大学大学院 法学政治学研究科 法曹養成専攻修了

モノリス法律事務所(東京)の代表弁護士としてIT企業の顧問弁護などを行う一方、自らもイースター株式会社の代表取締役を務める。
企業経営者やベンチャー執行役員の経験から企業法務、元ITエンジニアの経験からIT/ネット関連の事件に専門性を持っている。
元ITエンジニア・ライター。

東証一部上場企業からシードステージのベンチャーまで、約60社の顧問弁護士等、イースター株式会社の代表取締役、株式会社KPIソリューションズの監査役、株式会社BearTailの最高法務責任者などを務める。JAPAN MENSA会員
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講師情報
吉川 達夫
ニューヨーク州弁護士/外資系企業 VP, General Counsel

外資系法務本部長、駒澤大学法科大学院、国士舘大学21世紀アジア学部非常勤講師
元Apple Japan法務本部長、元伊藤忠商事法務部、元Temple Law School日本校客員教授。上智大学法学部、Georgetown Univ. Law Center卒

編著:『ライセンス契約のすべて 実務応用編』(編著、第一法規、2018年)、『ライセンス契約のすべて 基礎編』(編著、第一法規、2018年)、『ダウンロードできる 英文契約書の作成実務』(編著、中央経済社、2018年)など、著作・論文多数

主催・協力
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
ニューヨーク州弁護士、外資系会社VP, General Counselの吉川達夫氏を講師にお招きし、過去数年間にわたり毎年多くの方からご参加を頂いております「今さら聞けない英文契約書セミナー」を、初心者向けの午前の部(基礎編)と、中級者向け午後の部(英文契約書交渉とドラフティング編)として開催いたします。

(基礎編)は、英文契約書を読んでみたい方、国際法務にこれから携わる方や弁護士の方、携わっているが改めて基礎を確認されたい方など、この機会に是非ご参加ください(英文契約書の読み方を中心に解説)。

(交渉編)は、国際法務の実務を担当されている方、多少の基礎知識はあるが自己流で勉強された方や弁護士の方、発展的な学習をされたい方は奮ってご参加ください。

※当日は国際ビジネス法務(第2版)(第一法規株式会社/2018年3月発売 /2,800円+税)を教科書として使用します。
申込・詳細はコチラ
法務NAVIまとめ 契約法務 民法・商法
《東京会場》ハラスメントが疑われる事案が発覚した場合の対応策 ~2019年改正法によるパワハラ防止対策の義務化を踏まえて~
2019年08月27日(火)
13:30 ~ 16:30
20,000円(税別)
東京都港区
講師情報
上田 潤一 荻野 聡之
■上田潤一
アンダーソン・毛利・友常法律事務所/パートナー弁護士

01年東京大学法学部卒業
04年弁護士登録
12年米国Vanderbilt University卒業(LL.M.)
13年ニューヨーク州弁護士登録、英国University College London卒業(LL.M.)
労働法、社会保険・労働保険・年金に関連する法律、会社法、個人情報保護法等の法分野に関する業務を中心に、労働案件、一般企業法務の案件、紛争案件等を取り扱っている。
著作に『仕事でよく使う・すぐに応用できるビジネス契約書作成ガイド』(共著)(清文社、2017)、『実務Q&Aシリーズ 懲戒処分・解雇』(共著)(労務行政、2017)等がある。

■荻野聡之
アンダーソン・毛利・友常法律事務所/アソシエイト弁護士

03年東京大学法学部卒業
06年東京大学法科大学院卒業(法務博士(専門職))
08年弁護士登録
労働法、危機管理、事業再生等の法分野に関する業務を中心に取り扱っている。
著作に『企業のための労働実務ガイド1 Q&Aと書式 解雇・退職』(共著)(商事法務、2013)、『労使双方の視点で考える 27のケースから学ぶ労働事件解決の実務』(共著)(日本法令、2015)、『M&Aにおける労働法務DDのポイント』(共著)(商事法務、2017年)等がある。

主催・協力
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
2019年5月29日、労働施策総合推進法の改正法が成立し、パワハラ防止対策が法制化されました。同法では、パワハラ防止のための雇用管理上の措置義務等に違反し勧告に従わない場合には企業名が公表されるなどのサンクションも定められおり、企業として、ハラスメントの防止対策を適切に講じる必要性も高まっています。

本セミナーでは、企業側弁護士としてハラスメント案件の対応経験が豊富な講師が、2019年の法改正を踏まえ、実務上のノウハウを交えて、企業側で具体的にどのように対応すればよいかの手順を時系列に沿って、わかりやすく解説致します。
申込・詳細はコチラ
法務NAVIまとめ 契約法務 民法・商法
《東京会場》スタートアップ企業・ベンチャー企業との間のアライアンス ~大企業がアライアンスを成功させるための契約交渉~
2019年08月28日(水)
13:30 ~ 16:30
20,000円(税別)
東京都港区
講師情報
淵邊 善彦
ベンチャーラボ法律事務所 代表弁護士

1987年 東京大学法学部卒業
1989年 弁護士登録
1995年 ロンドン大学UCL(LL.M.)卒業
2000年よりTMI総合法律事務所にパートナーとして参画
2008年より中央大学ビジネススクール客員講師(13年より同客員教授)
2016年より2018年まで東京大学大学院法学政治学研究科教授
2019年ベンチャーラボ法律事務所開設

主にベンチャー・スタートアップ支援、M&A、国際取引、一般企業法務を取り扱う。

主著として、『業務委託契約書作成のポイント』(共著)、『契約書の見方・つくり方(第2版)』、『ビジネス法律力トレーニング』、『ビジネス常識としての法律(第2版)』(共著)、『シチュエーション別 提携契約の実務(第3版)』(共著)、『会社役員のための法務ハンドブック(第2版)』(共著)などがある。

主催・協力
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
近年大企業が、スタートアップ企業・ベンチャー企業の技術力や成長力を取り込むため、アライアンス(資本業務提携)を行うケースが増えています。
大企業同士のアライアンスと違って、これらの企業を相手方とする場合には特有の留意点があり、それらを契約書に反映していく必要があります。

本セミナーでは、『シチュエーション別 提携契約の実務(第3版)』の編著者である講師が、契約書の条項例に基づいて交渉のポイントを解説するとともに、過去の成功事例や失敗事例を参考にして、大企業がこれらの企業とのアライアンスを成功させるための留意点を検討します。
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