「電子文書署名規程」の作成
2020/10/09   契約法務

 

GBL研究所理事浅井敏雄^[1]

新型コロナウィルス感染症の流行が一つのきっかけとなり、紙の契約書からクラウドサービスを利用した電子契約への移行の流れが決定的になった感があります。

その中で一つの課題として、従来の印章管理規程等に相当する電子契約その他電子文書の電子署名に関する社内規程の作成があります。

この一つの方法は、現行の「印章管理規程」の中で最初に「文書に対する押印」という言葉が出てくる部分を「文書（電子文書を含む。以下同じ）に対する押印（電子署名を含む。以下同じ）」のように書き換えることだけで済ましてしまうことだと思われます。

この方法は、比較的簡単に短期間で実施できるものの、以下のような問題もあります。

①規程の他の部分の「文書」・「押印」を頭の中で「電子文書」・「電子署名」と読み替えなければならず、規程を守るべき一般の社員には理解しにくいこと。

②例えば、「印章の改廃」等、電子署名には無関係の部分も多いこと。

③その一方、電子署名に必要な事項(例：電子署名に使用するシステム)に関する規定がないこと。

従って、長期的には、従来の「印章管理規程」等とは別の独立した「電子文書署名規程」を作成制定することが適切と思われます。

そこで、以下においては、筆者が作成した「電子文書署名規程」案を企業における検討のたたき台として提示したいと思います。

各条項のところどころに、解説として文末脚注を付けていますので、こちらも必要に応じご参照下さい。

電子文書署名規程 [2] 第1条（目的） 本規程は、○○株式会社（以下「会社」という）における電子文書への電子署名について定める。 第2条（定義） 本規程において以下の用語はそれぞれ以下の意味を有する。[3] (1) 「電子文書」とは電子的に作成された契約書、証明書その他の文書をいう。[4] (2) 「電子署名」とは、ある電子文書がある者により作成（契約の場合は締結。以下同じ）されたものであることを示すために行われる電子的措置をいう。[5] (3) 「署名付き電子文書」とは電子署名がなされた電子文書をいう。 (4) 「署名名義人」とは、署名付き電子文書上にその電子署名をした者として表示される者をいい、法人その他団体（以下「法人」と総称する）が作成する電子文書については、その法人に代わり電子署名をした者として表示されるその法人の代表者、役員その他の者をいう。[6] (5) 「署名申請者」とは、会社の社員または役員（以下「社員」と総称する）であって会社が単独でまたは他の者と作成する電子文書への電子署名を申請する者をいう。[7] (6) 「指定システム」とは、会社が署名付き電子文書の作成および相手方への送信に使用するシステムとして指定するシステムをいう。[8] (7) 「システム使用者」とは、署名申請者、その申請の承認者および回覧先、署名名義人、その他会社において指定システムを使用する者をいう。 (8) 「指定ID等」とは、会社がシステム使用者に付与または指定する指定システム使用に必要なID、パスワード、メールアドレス等をいう。[9] (9) 「指定マニュアル」とは、会社が定める指定システムの使用手続および方法を記したものをいう。[10] 第3条（対象文書および署名名義人） 会社において署名付き電子文書で作成することができる文書（以下「対象文書」という）およびその署名名義人となることができる者は、別紙の通りとする。但し、会社は、必要に応じ随時別紙の内容を改定するものとし、その場合は改定後の内容による。[11] 第4条（指定システム等による電子署名） 1. 会社が単独でまたは他の者と作成する署名付き電子文書は、指定システム、指定ID等および指定マニュアルを含め、会社が指定するところにより作成しなければならない。但し、第7条または第8条に定める場合を除く。 2. システム使用者は、各自自ら指定ID等を秘密に保持管理し、また、本規程に従った署名付き電子文書の作成のためにのみ使用しなければならない。[12] 3. 前項にかかわらず、署名名義人等のシステム使用者は、会社が認めた場合に限り、その部下その他の者に指定ID等の管理および電子署名のための電子的措置等を行わせることができる。但し、この場合、署名名義人は部下等による行為が本規程に従い行われるよう適切に監督しなければならない。 第5条（署名付き電子文書作成の申請・稟議・送信・保存） 1. 署名付き電子文書の作成は、「○○規程」に定める申請、承認および回覧（以下「稟議」という）を経て行われなければならない。また、その申請前に法務部の審査が必要な文書についてはその審査を経なければならない。[13] 2. 署名付き電子文書の作成の稟議および法務審査済みの確認、署名名義人による電子署名および相手方がある電子文書の相手方への送信その他の事項は、指定マニュアルに従い行わなければならない。 3. 署名付き電子文書は指定マニュアルに従い保存しなければならない。[14] 第6条（相手方がある署名付き電子文書） 1. 会社が他の法人（以下「相手方法人」という）との契約を署名付き電子文書で締結する場合、事前に以下の事項について相手方法人との間で合意しなければならない。[15] (1) その契約を、指定システム上で署名付き電子文書にて作成し交換(送信)すること。[16] (2) 会社側および相手方法人側それぞれの指定システム上の申請者・承認者・回覧者・署名名義人および申請・承認・回覧・署名のルート、並びに、これらに合致しない相手方からの署名要求には応じないこと。[17]なお、相手方法人にもその署名名義人を含む複数人による申請、承認、回覧または署名のルートを経ることを要求しなければならない。[18] 2. 相手方法人側の署名名義人は、相手方法人に代わりその契約を締結する権限を有する部長職以上の役職者または役員でなければならない。署名申請者は、その申請前に、相手方法人の署名名義人にこの権限があることを確認しなければならない。[19] 3. 署名申請者は、前二項に定める合意および権限確認を行ったことを示す文書（電子文書を含む）を指定マニュアルに従い署名付き電子文書と関連付けて保存しなければならない。[20] 4. 相手方が個人の場合または相手方法人が単独で作成し会社に交付する署名付き電子文書についても、前各項に準じる。[21] 5. 前各項に定める事項の詳細および必要な場合におけるその例外は指定マニュアルに定める。[22] 第7条（他のシステムの使用） 指定システム以外のシステム（以下「他のシステム」という）を使用し会社または相手方が署名付き電子文書を作成する場合、署名申請者は、事前に他のシステムの使用およびその使用条件について法務部に申請し会社の承認を得なければならない。[23] 第8条（相手方が外国法人等である場合の取扱い） 1. 署名付き電子文書の相手方が外国法人等である場合または署名付き電子文書の使用場所が外国である場合、署名申請者は、本規程による署名付き電子文書の作成について事前に法務部に申請し会社の確認および承認を得なければならない。[24] 2. 前項の場合、会社は、その外国における署名付き電子文書の有効性および有効要件、指定システムの外国対応等を考慮し、本規程による署名付き電子文書作成の可否、他のシステムの使用その他を判断し指示する。 第9条（監査） 監査部および法務部は、随時、本規程の遵守状況の監査（システム使用者による指定システム使用状況の監査を含む）を行うことができる。[25] 第10条（禁止事項） 社員は以下の行為をしてはならず、以下の行為を行いまたは行おうとした場合には就業規則上の懲戒の対象とする。 (1) 指定システム、指定ID等および指定マニュアルを含め、会社が指示するところによらず会社が当事者となる電子文書を作成すること。[26] これには、指定システムまたは他のシステムに無断で利用登録することが含まれる。 (2) 会社が当事者となる電子文書に権限がないのにまたは権限を越えて署名すること。これには、退職・退任、役職・職責変更その他の理由により権限を失ったにもかかわらずこれに署名することおよびその後も指定ID等を保持することが含まれる。 (3) その他本規程に反する行為。 第11条（本規程の施行その他） 1. 本規程は、20年 月日以降に作成される署名付き電子文書に適用する。 2. 本規程の主管部署は法務部とする。 3. 本規程の改廃は、法務部長が起案し取締役会が承認することにより行う。 制定：20 年 月日

別紙

対象文書の種類等	署名名義人	備考
秘密保持契約書	各本部長	当社所定のひな型または事前に法務部が承認した内容のものに限る。
1件○円以下の当社製品販売契約書	.........	同上
1件○円以下の○○の注文書	.........	.........
.........	.........	.........
その他法務部に申請し会社が特に承認した文書	承認の都度指定された者

【脚注：解説】

[1] 【本稿の筆者】一般社団法人GBL研究所理事／UniLaw 企業法務研究所代表浅井敏雄（Facebook）

[2] 【規程のタイトル】他に「電子署名および電子文書取扱規程」等のタイトルが考えられます。

[3] 【定義規定】国内の規程としては定義が長く違和感を感じるかもしれません。また、各用語が最初に出てくる都度『.......（以下「○○」という）』のように別々に定義していく方法もあると思われます。筆者も最初この方法を試みましたが、うまくいかず最終的にはこの案のようにしました。

[4] 【対象となる電子文書】この規程が当初実際に適用されるのは、秘密保持契約等の一部文書に限られるかもしれません。しかし、将来の対象文書拡大に備え、規程上、文書の範囲を限定していません。

[5] 【電子署名の定義】「電子署名及び認証業務に関する法律」（以下「電子署名法」という）2条1項には「電子署名」の定義があり同3条には電子契約について「二段の推定」と同等の推定を受けるための要件が規定されています。しかし、本規程ではこれらにこだわらず、十分な証拠力があるものであれば全て含まれるよう広い定義としています。

[6] 【署名名義人】ここでは以下のような者を想定しています。

①会社と他の法人との間の文書（例：取引契約書、注文書）における会社側または他の法人側の代表取締役、○○本部長、購買部長等。

②会社と個人との間の文書（例：雇用契約書、嘱託契約書、誓約書）におけるその個人

[7] 【署名申請者】社印押印の場合の押印申請者に相当します。

[8] 【指定システム】クラウド型電子契約作成サービスの中から会社が指定する一または複数のシステムを想定しています。

（指定システムの要件）

■最低限の要件として次のような機能が考えられます。

①メールアドレスにより電子文書の署名申請者、承認者、回覧者、署名名義人を特定・指定できること。

②電子署名がなされるまでに上記の者を経由したこと（署名ルート）および各自の操作日時を示す電子文書（以下「署名レポート」という）が発行されること。

③署名後その電子文書を改変することは技術的に不能または非常に困難であること。

④会社がシステムの利用状況を監視・監査できること。

⑤システムおよびそのベンダーの安定性・信頼性・継続性が確保されていること。

■好ましい要件として次のような機能が考えられます。

(a).会社が認めている署名申請(者)、承認(者)、回覧(者)、署名(名義人)のルートを経ずに電子文書の発行ができないこと。

(b).社員が会社のドメインの入ったメールアドレスを使い無断で利用登録できないこと。

[9] 【指定ID等】社員が指定システムを利用するために必要なID等です。

（メールアドレス）一定規模以上の会社であれば、社長印の押印作業は本人ではなく事務方（総務部、秘書等）が社長印を保管し押印することが多いと思います。

クラウドサービスを利用した電子契約でこれと同等のことを実現しようとすれば、会社が電子契約専用の社長名義のメールアドレスを事務方に割り当て電子署名を代行させることが考えられます。

その社長が相手方法人の社長の場合、その署名は社長本人の署名ではないので無効（従って契約も無効）であると主張されないかという問題が一応あり得るとは思われます。

しかし、現在広く利用されているクラウドサービスを利用した電子契約であれば、その署名ルートが署名レポートにより証明でき、従って、その署名が会社として正規手続を経てなされたことを証明することが容易です。

従って、そのようにして成立した電子契約について、裁判所が代行署名を理由としてその有効性を否定することはおよそ考えられないように思われます。

[10] 【指定マニュアル】クラウドサービスの実際の利用方法を社内規程で定めることは現実的ではなくまたサービスのアップデート等に対応した適時の改訂も困難です。

従って、規程とは別に、クラウドサービスを提供するベンダーのマニュアルを元に、本規程、会社独自の設定・利用方法等を反映したマニュアルを作成することが適切と思われます。

[11] 【対象文書および署名名義人】別紙に例を記載しましたが、当初は運用がうまくいくか様子を見るため一部の文書から始めた方がよいかもしれません。運用がうまくいけば、但書に従い、随時別紙を改訂し社員に周知すればよいと思います。

[12] 【指定ID等の管理】システム利用者本人が自ら管理することが基本ですが、大企業の社長、役員、本部長等については現実的ではない場合があります。その場合は、第3項に従い、前述した社長名義メールアドレスの事務方による管理・使用等を認める必要があると思われます。

[13] 【稟議・法務審査】例えば、契約書の場合、その契約書に基づき行われる取引金額等に応じた社内決裁の権限規程が別途定められてると思われるので、その権限規程（ここでは「○○規程」）に従った稟議を要求しています。

また、相手方提示の契約書案等に関し事前の法務審査が要求される場合、その審査を経た上でなければ電子文書への署名を申請できないものとしています。

そして、5条2項では、この稟議および事前法務審査済みの確認を行うため、稟議関係者および法務部担当者を各自のメールアドレスにより審査ルートに指定することを想定しています。

[14] 【電子文書の保存】「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（以下「電帳法」という）によれば、企業が取引に関して受領しまたは交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書等の授受を電磁的方式により行う場合、その取引は「電子取引」とされます(2(1)六)。

そして、その企業は、その電子取引のデータ（電磁的記録）を国税関係帳簿書類として、電帳法施行規則で定める要件に従い保存しなければなりません(2(1)四,10)。

従来その要件としては、①データの受領後遅滞なくタイムスタンプを付与付与する方法か、②データの訂正・削除防止等のための社内規程を作成・運用する方法のみが定められていました。

しかし、2020年10月1日施行の改正規則では、③データを訂正・削除できないシステムを使用し取引情報の授受とデータの保存を行う方法(8(1)三ロ)等も認められるようになりました。

本規程では、指定システムとして電子文書の訂正・削除ができないクラウドサービスを想定しているので③の方法を採用でき、必ずしも①または②の方法をとる必要はないことになります。（参照：財務省「令和2年度税制改正」（令和2年3月）-「5納税環境整備」）。

但し、従来、②の方法を採用しており今後もそれを維持する場合は②の社内規程に従い本規程上の署名付き電子文書を保存することになります（同規程については、国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】」（令和2年6月）p 11,12にひな型が掲載されています）。

（電子文書の保存場所）利用している電子署名用のクラウドサービスのクラウド上で保存できる場合もありますが、以下に例示する理由から自社でも保存することが適切と思われます。

①複数ベンダーのクラウドサービスを利用する場合はその複数システムで作成した電子文書を自社システム上で一括保存するため。

②契約相手方からの申入等により他のシステムで電子文書を作成した場合はその電子文書を自社システム上で保存するため。

③現在利用中のクラウドサービスの解約、事故・障害、営業終了等に備えるため。

（電帳法上の検索要件） 企業は、税務署の承認を受け、国税関係帳簿（契約書等を含む）を電子計算機で作成しそのデータの保存により紙の国税関係帳簿の保存に代えることができます(電帳簿法4(1))が、その保存要件の一つに、取引年月日、取引金額等の検索ができることがあります（電帳法施行規則3(1)五）。

ベンダーのクラウドサービスがこの検索要件を満たしていても、解約等により同サービスでの保存を利用できなくなった後は自社システム上でこの検索要件を満たす必要があります。

[15] 【相手方との事前合意】この事前合意および相手方（および自社）の署名名義人の権限の確認については、①「電子文書交換確認書」等の名称でひな型を用意しておくこと、および、

②この確認書の作成・交換自体もクラウドサービス上で行うことも考えられると思います。

同一の相手方と繰り返しクラウドサービス上で契約書、注文書・請書等を取り交わす場合は、最初に1回だけ「電子文書交換確認書」を取り交わしておけば十分でしょう。

[16] 【契約を署名付き電子文書で作成・交換する旨の合意】この合意を前提に契約書末尾文言は以下の例のような文言とすることが適切と思われます。

「本契約の成立を証するため、本契約を電子文書の形態で作成し、各当事者に代わり本契約の締結権限を有する以下の者が各当事者に代わり本契約を締結する。」

[17] 【署名ルート・署名関与者の合意】この合意、および、その署名ルート・署名関係者が署名レポートで証明されることにより、その電子契約が各当事者の正規手続に従い成立したことを容易に証明できることになります。従って、電子契約は、そのようなことができない紙の契約書よりも、成立の有効性の証明が容易であり、かつ、そのことによりそもそもその有効性が争われる可能性が少ないと思われます。

[18] 【相手方法人における複数人関与の要求】これは相手方法人の正規手続に従い成立した可能性・証拠性を高めるためです。

[19] 【相手方署名名義人の役職】ここでは次の理由から原則として部長職以上としました。

（理由）会社法14条1項によれば「事業に関するある種類又は特定の事項の委任を受けた使用人は、当該事項に関する一切の裁判外の行為をする権限を有する」と規定されており、同条2項では「前項に規定する使用人の代理権に加えた制限は、善意の第三者に対抗することができない」とされています。

企業において「○○事業部長」等の肩書を有する役職者であれば、通常、「○○事業」に属する事項について委任を受けたと推定でき、従って、その事項に関しその企業に代わり契約を締結する権限を有すると主張できると思われます。

ここで、相手方の署名名義人の権限を、より厳格に、①代表取締役からの委任状や、②相手方企業の権限規程を提出させること等により確認することも考えられます。

しかし、それは、自社が交渉上相手方より相当優位にある等の事情でもない限り、また、特に相手方が顧客である場合は現実的でないと思われます。

また、紙の契約書でそこまでのことを要求していないのであれば、電子契約であるからと言ってより厳格な権限確認を行う合理的理由もありません。

むしろ、電子契約では、相手方にも電子名義人単独ではなく、複数人による署名ルートを経ることを求めることにより、その電子名義人の署名権限の確からしさを高めることができると思われます。

[20] 【署名ルート・署名関与者の合意・相手方権限確認文書と署名付き電子文書の関連付け保存】これは、将来、相手方がその署名付き電子文書の成立の有効性を争った場合に備えるためのものです。

相手方が法人の場合は、その署名付き電子文書と、前述の「電子文書交換確認書」および「署名レポート」を同一フォルダーに保存しておけば通常十分と思われます。

[21] 【相手方が個人の場合または相手方法人が単独で作成し会社に交付する署名付き電子文書】例としては、個人との雇用契約書、嘱託契約書、誓約書、相手方法人の注文請書等が考えられます。

[22] 【指定マニュアルで定める詳細および例外】ここで「詳細」とは、例えば、相手方が個人の場合の取扱い等を、「例外」とは、例えば、大会社の購買課長等、部長職以下の役職者でも会社の代理権があるような場合があるので、その者を相手方の署名名義人として認めるための基準・手続等を想定しています。

[23] 【他のシステムの利用】どの相手方にも常に自社が優位であるという企業でもない限り、相手方の指定する他のシステムを使用して電子契約を締結する場合や、相手方が他のシステムで署名付き電子文書を作成・発行する場合が当然想定されます。

しかし、その場合でも、指定システムに要求した最低限の要件は必要と思われます。従って、署名申請者は、事前に他のシステムの使用とその使用条件について法務部（または他の適切な部署）に申請し会社の承認を得なければならないものとしました。

[24] 【相手方が外国法人等である場合の取扱い】この場合は、相手方が指定システム以外の自国または国際的クラウドサービスの使用を要求する可能性があります。

また、例えば、契約の準拠法が相手方国法であり同法の要求する条件を満たすため指定システム以外のクラウドサービスを使用しなければならないような場合もあり得ると思われます。

これらの場合には、その都度の判断が必要なので、このような規定としました。

[25] 【監査】本規程が適切に運用・遵守されているかを監査するための規定です。

[26] 【禁止事項】ここに掲げた禁止事項の一部は、クラウドサービスによってはシステム上防止できるものがあると思われます（例：会社のドメイン付きメールアドレスでの指定システムへの無断登録の防止機能）。

しかし、例えば、他のクラウドサービスへの無断登録等を含め、全てをシステム上防止できるとは限らないので、この規定を設けました。