覚書の作り方と注意点

はじめに

業務提携などでよく覚書を締結したというのを目にすることがあります。
そこで今回は覚書の注意事項について見てみましょう。

覚書とは

覚書とは、契約書を作成する前の段階で、当事者双方の合意事項を書面にしたものや、既にある契約書を補足・変更した文書のことを言います。覚書は契約書の補助的書類ではあるものの、一般的な法的な書類と同等に、法的な効力も持つ書類なのです。
覚書を作成する場合としては➀契約締結の意思を確認するために作成する場合、②契約書に代えて作成する場合(標題が「覚書」となっているだけで実質的には契約書)、③契約書の補完・補足のために作成する場合、④契約書を変更する場合にその合意内容を文書化・書面化するために作成する場合、⑤事実関係の確認のために作成する場合が主にあります。
覚書(覚え書き)の見本・サンプル(出典 テンプレートの無料ダウンロード)
業務提携での覚書の書き方文例(出典 ポート株式会社)

覚書と契約書等との違い

契約書、協定書、協議書、覚書、念書、などの表題は、慣例によって決めているようですが、それ自体から法的な効力が生じるものではありません。契約書という表題になっていなくても、記載内容が当事者間の契約内容を定めたものであれば、それは全て契約書としての実態を備えていることになります。また、文書の表題によってその重要性が決まるものではありません。
印紙税法では、契約証書、協定書、約定書その他名称のいかんを問わず、契約の成立等を証すべき文書であればそれは契約書であり、念書、請書なども含むものとされています。
契約交渉で契約書の内容の修正をお願いしてもひな形は修正できませんということを言われる場合があります。その際に覚書で対応させてくださいという方法があるようです。契約書はひな形そのままでも覚書で契約内容が変更されることになりますのでご注意ください。

覚書で契約書の内容を変更・修正するには

契約書の内容を変更する際の覚書の書き方は、当事者と何月何日付の契約のどの部分の契約内容を変更するかを記載します。

(例1)
 売主 と買主 とは、平成 年 月 日締結の不動産売買契約(以下「原契約」という。)の 内容の一部につき、下記のとおり変更することに合意した。
 第●条の「△△」を「××」に変更すること。

 

さらに覚書の内容を変更するときに重要なのは、そこに書かれている内容が効力を発揮する日付です。覚書の中に日付がない場合には署名・捺印をした時点から効力を持ちますが、それでは問題があるときは、いつまでの契約はこちらの覚書に従い、いつ以降については、変更後の内容に従うか、それを明記しておくことが重要です。

 

(例2)
 平成Ο年1月1日より、第1条の賃料に改定する。 よって、平成Ο年12月末日を期限ととする1月分賃料支払いから上記金額が適用される。
 

「覚書(賃料改定)文例と書き方(出典 Proportal consultant)」

 

また、覚書で変更しないことについてはその旨についても記載しておくことが重要です。

(例3)
 甲及び乙は本覚書に記載のない事項については原契約の規定に従う。
 

「売買代金の変更に関する覚書の書き方(出典 文例書式ドットコム)」

 

(例4)
 ・・・(以下、甲と呼ぶ。)と・・・(以下乙と呼ぶ。)は、平成・・年・・月・・日締結の・・契約書の第・条について、双方同意の上、下記の件についてのみ例外を認めることとし、覚書を作成する。
 

「覚書の文例(出典 覚書書式 書き方 雛形 サンプル)」

 

そして、少しでも契約内容などに変更があった場合は、必要に応じて覚書を作成し、保管しておきましょう。書類の作成、双方の署名捺印をもらうという手続きは手間がかかりますが、これをしないと証拠として残らない場合もあります。

最後に

契約書が硬いイメージがあり、署名を求められる側が身構える文書とされるのに比較して、相手方と書面で約束を交わしやすくする方法として、「覚書」等のやわらかいタイトルを使用した書面が作られることも多いようですが、法的にはどちらも同じですので、誤解のないようにしたいところです。

企業法務ナビよりお知らせ
本記事は、約2年3ヶ月前に投稿された記事です。法律を内容とする記事の特性上、その改正や他の特別法の施行、経過措置期間の経過、関連判例の出現などによって内容が古くなり、現在は誤りとなる可能性がありますので、ご注意下さい。
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[著者情報] ntakahashi

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講師情報
講師一覧
■淵邊 善彦(ベンチャーラボ法律事務所 代表弁護士)

1987年東京大学法学部卒業。
89年弁護士登録。
95年ロンドン大学UCL(LL.M.)卒業。
00年よりTMI総合法律事務所にパートナーとして参画。
08年より中央大学ビジネススクール客員講師(13年より同客員教授)。
16年より18年まで東京大学大学院法学政治学研究科教授。
19年ベンチャーラボ法律事務所開設。
主にベンチャー・スタートアップ支援、M&A、国際取引、一般企業法務を取り扱う。

主著として、『AI・IoT時代の企業法務 』(共著)、『業務委託契約書作成のポイント』(共著)、『契約書の見方・つくり方(第2版)』、『ビジネス法律力トレーニング』、『ビジネス常識としての法律(第2版)』(共著)、『シチュエーション別 提携契約の実務(第3版)』(共著)、『会社役員のための法務ハンドブック(第2版)』(共著)などがある。


■柴野 相雄(TMI総合法律事務所 パートナー弁護士)

02年弁護士登録。
10年ワシントン大学ロースクール(知的財産法コース)卒業(LL.M.)、同年サンフランシスコのモルガン・ルイス&バッキアス法律事務所勤務。
16年慶應義塾大学法科大学院非常勤教員就任(知的財産法務WP)、19年ISO/PC 317(Consumer protection: privacy by design for consumer goods and services)国内審議委員就任。
主にIT、インターネット、広告、メディア、エンタテインメントビジネスに関する法分野の裁判、仲裁および法律相談を多く扱う。

『IoT・AIビジネスに関するデータ保護と独禁法上の留意点』(Business Law Journal、18年4~6月号)、『[座談会]AIの活用と今後の労務管理上の課題』(労務事情、18年1月合併号)など著書多数。


■白石 和泰(TMI総合法律事務所 パートナー弁護士)

98年司法書士試験合格。
03年弁護士登録。
13年ワシントン大学ロースクール卒業(LL.M.)。
13~14年Dorsey & Whitney LLPおよびBracewell LLPで研修。
14~15年外務省経済局政策課専門員。
第二東京弁護士会情報公開・個人情報保護委員会委員、情報ネットワーク法学会会員。全銀協オープンAPI推進研究会元メンバー。無人航空従事者試験(ドローン検定)1級。

『AI・ロボットの法律実務Q&A』(勁草書房、19年2月)、『個人情報管理ハンドブック〔第4版〕』(商事法務、18年3月)、「Japan chapter of Getting The Deal Through」(Cybersecurity)(18年1月号)など編著書多数。


■阿部 豊隆(TMI総合法律事務所 パートナー弁理士・カリフォルニア州弁護士)

96年弁理士登録。
国内及び海外における特許出願、ライセンスや特許売買等のトランザクションや侵害訴訟、包括的な知財戦略支援等に従事。電気情報や機械制御等の技術を主に扱う。
97年より創英国際特許法律事務所勤務、04年ワシントンDC地区のオリフ法律事務所に駐在。
翌年、創英の米国オフィスをシリコンバレーに開設。07年米マイクロソフト本社知的財産部に入社。
11年アジア地区特許ディレクター兼日本マイクロソフトの知的財産部長に就任。14年TMI総合法律事務所入所。出版、講演多数。

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2005年東京大学法学部第一類卒業
2006年弁護士登録(第一東京弁護士会)
2015年バージニア大学ロースクール卒業(LL.M.)
2016年Max Planck Institute for Innovation and Competitionにある
ミュンヘン知的財産法センター修了(LL.M.)、同年Noerr法律事務所ミュンヘンオフィス勤務
2017年米国ニューヨーク州弁護士登録

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EUにおける知的財産制度・競争法、EUデータ保護規則をはじめとする
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ニューヨーク州弁護士/外資系企業 VP, General Counsel

外資系法務本部長、駒澤大学法科大学院、国士舘大学21世紀アジア学部非常勤講師
元Apple Japan法務本部長、元伊藤忠商事法務部、元Temple Law School日本校客員教授。上智大学法学部、Georgetown Univ. Law Center卒

編著:『ライセンス契約のすべて 実務応用編』(編著、第一法規、2018年)、『ライセンス契約のすべて 基礎編』(編著、第一法規、2018年)、『ダウンロードできる 英文契約書の作成実務』(編著、中央経済社、2018年)など、著作・論文多数

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ニューヨーク州弁護士
税理士、弁理士

1991年 東京大学法学部在学中、国家公務員試験I種・司法試験に各合格
1992年 東京大学法学部卒業後、新日本製鐵株式会社入社
1996年 弁護士登録
1996年~1998年 国内中堅法律事務所において、企業法務・商事紛争のほか、一般民事・家事・刑事事件、特殊事件(企業再建・著作権・芸能エンターテインメント関連事案・労働事件・民事介入暴力事件等)等の国内法務案件を幅広く取り扱う
1998年 渡米し、ペンシルヴァニア大学ロースクール(米国フィラデルフィア市)にて、企業法、投資規制法、企業コンプライアンスプログラム、財務会計論等を学ぶ
1999年 同大学法学修士課程(LL.M.)卒業 同年米国ニューヨーク州司法試験 合格
1999年~2000年 Kirkland & Ellis 法律事務所(米国シカゴ市)に勤務し、企業法務、M&A、国際合弁、ライセンス契約、コンプライアンス法務等を担当
2001年 中島・宮本・畑中法律事務所(現名称:中島・宮本・溝口法律事務所)にパートナー弁護士(共同経営者)として参画
2006年 弁護士法人畑中鐵丸法律事務所を設立

「こんな法務じゃ会社がつぶれる」(第一法規、2010)、「こんな法務じゃ会社があぶない」(第一法規、2016)「企業法務バイブル[第2版]」(弘文堂、2013)等著書多数
企業法務バイブル、企業法務大百科の著者で著名な畑中鐵丸弁護士に、企業法務の仕事の体系・全体像の解説と、具体的な仕事の進め方や、スマート化・スピード化のためのテクニックを解説いただきます。セミナー(2時間)の後、懇親会(1時間)を行います。
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東京大学法学部卒業後、NTTコミュニケーションズ入社。
同社在職中に、法科大学院の夜間コースに通学、2007年に弁護士登録。
2010~2012年の2年間、任期付公務員として総務省総合通信基盤局にて勤務。
電波法に基づく新制度について、法改正の他、税務面の調査等も担当し、国税庁との協議等に携わる。
任期満了後、光和総合法律事務所にパートナーとして復職、ビジネス・行政の視点も踏まえた幅広いリーガル・サポートを提供している。

近著に『ベーシック企業法務事典』(編著)、『税務コンプライアンスのための企業法務戦略』(共著)、『データ戦力と法律』(編著)他多数。

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