06 マイナンバー, 個人情報保護法, その他

概要

マイナンバー制度の導入により、平成２７年１０月からマイナンバーの通知が開始され、平成２８年１月からは、マイナンバーの利用が開始されます。具体的には、税務署に提出する法定調書や健康保険・雇用保険・年金など社会保障に関する手続書類に、従業員や外部委託先の個人事業主等のマイナンバーを記載する必要が発生します。
そして、企業は、平成２７年１２月末までに、マイナンバーに関する社内制度の構築を完了させる必要がありますので、ご注意ください。

企業として対応すべき事項

企業として対応すべき事項は、主に以下の①から⑭ のとおりです。
①自社の従業員に対して、マイナンバー制度を周知
※特に、平成２７年１０月から配布される通知カードは、絶対なくさないように従業員に周知する必要があります。
②個人番号を利用・記載する必要のある事務の洗い出し
③従業員等から個人番号を受領する際の本人確認の方法の決定
④利用目的通知書（個人番号を受領する際に従業員等に通知するもの）の作成
⑤従業員の扶養家族の個人番号を受領するにあたり、従業員が扶養家族の代理人となって扶養家族の個人番号を提供するための委任状の作成
⑥個人情報利用事務等を外部委託する委託先の選定
⑦個人情報利用事務等を外部委託をする場合の委任契約書の作成
※委託契約書には、ⅰ秘密保持義務、ⅱ事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止、ⅲ特定個人情報の目的外利用の禁止、ⅳ再委託における条件、ⅴ漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任、ⅵ委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄、ⅶ従業者に対する監督・教育、ⅷ契約内容の遵守状況について報告を求める規定、ⅸ特定個人情報を取り扱う従業者の明確化、ⅹ委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができること、に関する規定を盛り込まなければなりません。
⑧基本方針の策定
※基本方針に定める項目としては、ⅰ事業者の名称、ⅱ関係法令・ガイドライン等の遵守、ⅲ安全管理措置に関する事項、ⅳ質問および苦情処理の窓口等が挙げられます。
⑨取扱規程等の策定
※事務の流れを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定める必要があり、５つの管理段階ごと（ⅰ取得する段階、ⅱ利用を行う段階、ⅲ保存する段階、ⅳ提供を行う段階、ⅴ削除・廃棄を行う段階）に、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定めることが考えられます。また、具体的に定める事項については、下記⑪から⑭までの安全管理措置を織り込むことが重要であるとされています。
なお、取扱規程等の策定については、一定の要件を満たす場合には作成義務はなくなります。
⑩マイナンバーに関する責任者、事務取扱担当者の選任
⑪組織的安全管理措置の導入
※事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織安全管理措置を講じなければなりません。
ⅰ組織体制の整備、ⅱ取扱規程等に基づく運用、ⅲ 取扱状況を確認する手段の整備、ⅳ情報漏えい等事案に対応する体制の整備、ⅴ取扱状況の把握及び安　　全管理措置の見直し
⑫人的安全管理措置の導入
※事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安全管理措置を講じなければなりません。
ⅰ事務取扱担当者の監督、ⅱ事務取扱担当者・従業員の教育・周知
⑬物理的安全管理措置の導入
※事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなければなりません。
ⅰ特定個人情報等を取り扱う区域の管理、ⅱ機器及び電子媒体等の盗難等の防止、ⅲ電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、ⅳ個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
⑭技術的安全管理措置の導入
※事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる技術的安全管理措置を講じなければなりません。
ⅰアクセス制御、ⅱアクセス者の識別と認証、ⅲ外部からの不正アクセス等の防止、ⅳ情報漏えい等の防止