マイナンバー制度導入で企業に求められる対応

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マイナンバー制度の概要

本年10月より、マイナンバー制度(番号制度)が導入される。国民各人に番号が通知され、2016年の1月より番号の利用がスタートすることになる。

マイナンバーは、住民票を有する全ての人に、1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものである。

情報漏洩防止の目的から、罰則規定も設けられている。例えば、「個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者」が「業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 」した場合には、3年以下の懲役 または150万円以下の罰金が科されることとなる。

企業に求められる準備

①マイナンバー記載書類の確認
給与所得の源泉徴収票・支払調書等の税務関係書類、健康保険・厚生年金保険・雇用保険関係書類など

②マイナンバー収集対象者の確認
従業員(パート、アルバイトを含む)・役員とその扶養家族、報酬(講師謝礼、出演料等)の支払先、不動産使用料の支払先、配当等の支払先など

③マイナンバー収集対象者への周知
収集までのスケジュールの提示(収集開始時期等の確定)、教育や研修の実施、利用目的の確定・提示

④組織体制の整備
社内規程の見直し、担当部門・担当者の明確化、物理的安全管理措置の検討(区域管理、漏えい防止等)、収集スケジュールの策定

企業が行うマイナンバーの取得

マイナンバーの記載を要する、社会保険、税金関係などの書類を作成するには、従業員や取引先からマイナンバーを取得する必要がある。その際に、利用目的(源泉徴収や健康保険手続きなど)を明示した上で、本人確認が必要となる。

本人確認は、正しい番号であることの確認(番号確認)と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、 ① 個人番号カード(番号確認と身元確認)、② 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)、③ 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)のいずれかの方法で確認する必要がある。
もっとも、雇用関係にあることから本人に間違いないことが明らかな場合は、身元確認を不要とすることも認められる。

マイナンバーの利用、管理の注意点

マイナンバーは、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできない。また、マイナンバーを取り扱う際は、漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

マイナンバーを取り扱う業務に関しては、全部又は一部を委託することは可能である。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができる。

委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じることとなる。

情報管理に必要な具体的な措置については、ガイドラインが出されているので、企業の法務部門は各部署と連携して適切な管理体制をとる必要がある。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(PDF)

企業法務ナビよりお知らせ
本記事は、約3年6ヶ月前に投稿された記事です。法律を内容とする記事の特性上、その改正や他の特別法の施行、経過措置期間の経過、関連判例の出現などによって内容が古くなり、現在は誤りとなる可能性がありますので、ご注意下さい。
 
[著者情報] tortoise

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略歴:
早稲田大学法学部・法科大学院卒業、
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《東京開催》GDPR対応の実務 日本企業にとってのFAQと優先順位
2018年11月16日(金)
09:45 ~ 11:45
17,000円(税別)
東京都港区
講師情報
石川 智也
西村あさひ法律事務所 パートナー弁護士

2005年東京大学法学部第一類卒業
2006年弁護士登録(第一東京弁護士会)
2015年バージニア大学ロースクール卒業(LL.M.)
2016年Max Planck Institute for Innovation and Competitionにある
ミュンヘン知的財産法センター修了(LL.M.)、同年Noerr法律事務所ミュンヘンオフィス勤務
2017年米国ニューヨーク州弁護士登録

日本における知的財産法、営業秘密保護、個人情報保護法のほか、
EUにおける知的財産制度・競争法、EUデータ保護規則をはじめとする
グローバルベースでのデータ規制についても詳しい。

主催
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
本講演では、多くの日本企業のGDPR対応をサポートしてきた講師が、その過程でよく質問を受ける事項を解説するとともに、
作業の優先順位を明確にして、日本企業がどのようにGDPR対応を行い、今後どのようにGDPRコンプライアンスを維持していくべきかについて解説いたします。

解説に際しては、欧州データ保護評議会(EDPB)が公表・承認しているガイドラインの内容を踏まえることはもちろんのこと、各国の監督当局が公表している情報・オピニオンや、
GDPR施行後の当局の執行状況を含め、現地の最新動向について、お話ししいたします。

また近時、M&Aのデューディリジェンスの過程で買収する会社のGDPRコンプライアンスが問題になることがしばしばありますので、その際のチェックポイントについても触れたいと思います。
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法務コラム
《東京開催》企業におけるAI活用と個人情報保護・プライバシーの留意点
2018年11月07日(水)
14:00 ~ 16:30
18,000円(税別)
東京都港区
講師情報
野呂悠登
TMI総合法律事務所 弁護士

東北大学法学部卒業、東京大学法科大学院修了

平成27年改正個人情報保護法の全面施行前後に、
個人情報保護委員会事務局において、
法令関係とデータの利活用関係を担当

近時の著書等には『個人情報管理ハンドブック[第4版]』(商事法務、2018)、
「AIによる個人情報の取扱いの留意点」(Business Law Journal、2018年6月号)、
「ビッグデータ・個人情報の利活用と先端ビジネス」(Business Law Journal、2018年8月号付録〔LAWYERS GUIDE〕)等がある。

主催
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
最近、AI関連技術の発展等により、AIの活用に対する期待が高まっており、ビジネスにおいて実際にAIの活用を始める企業が増えてきています。

AIを活用する場合、従来人間の脳が行っていた知的な作業をコンピュータに行ってもらうことになるため、従来想定されなかった様々な法的問題点が生じることが想定されます。
特に、機械学習を用いたAIを用いる際には、従来とは異なる方法で大量の情報を集積し又は処理を行うため、個人情報保護法やプライバシー権との関係が問題となりやすいと考えられています。

本セミナーでは、平成27年の個人情報保護法の全面施行前後において、同法を所管する個人情報保護委員会にて法令の担当者を務めた講師により、
AIを活用することを検討している企業の担当者向けに、企業におけるAI活用と個人情報保護・プライバシーの留意点を具体的な事例を基に解説します。
申込・詳細はコチラ
法務コラム
《東京開催》海外企業との販売店契約/ディストリビューション契約 -豊富な実例に基づく、各条項の検証-
2018年11月06日(火)
09:30 ~ 11:45
17,000円(税別)
東京都港区
講師情報
豊島 真
小島国際法律事務所
パートナー 日本及びカリフォルニア州弁護士

東京大学法学部卒
1999年弁護士登録(第二東京弁護士会)
カリフォルニア大学デービス校ロースクール修士課程卒(LL.M.)
国内外の販売店契約に関する取扱い案件多数
著作に「販売店契約の実務」(中央経済社・共著・編集担当)

主催
レクシスネクシス・ジャパン株式会社/ビジネスロー・ジャーナル
販売店契約(ディストリビューション契約)は、サプライヤーの商品を、販売店(ディストリビューター)の販売チャネルを通じて販売するための契約です。
本セミナーではかかる販売店契約を取り扱いますが、その意義・目的は以下のとおりです。

①実際の事例の紹介を多く行います。よく見かける契約書の条項の一言一句の大切さは、実際に問題が起こってから初めて思い知らされることが多いものです。
実際に起こった問題に触れながら、これまで見過ごしていたかもしれない各条項の重要性について見ていきます。

②販売店契約は、企業間取引で最も頻繁に使われる契約の1つであり、英文契約の入門科目として最適と言えます。

これから英文契約について本格的に学びたいという方にも役立ちます。
(参考資料として、英文販売店契約のひな型をお配りします。)
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