マイナンバー制度導入で企業に求められる対応

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マイナンバー制度の概要

本年10月より、マイナンバー制度(番号制度)が導入される。国民各人に番号が通知され、2016年の1月より番号の利用がスタートすることになる。

マイナンバーは、住民票を有する全ての人に、1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものである。

情報漏洩防止の目的から、罰則規定も設けられている。例えば、「個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者」が「業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 」した場合には、3年以下の懲役 または150万円以下の罰金が科されることとなる。

企業に求められる準備

①マイナンバー記載書類の確認
給与所得の源泉徴収票・支払調書等の税務関係書類、健康保険・厚生年金保険・雇用保険関係書類など

②マイナンバー収集対象者の確認
従業員(パート、アルバイトを含む)・役員とその扶養家族、報酬(講師謝礼、出演料等)の支払先、不動産使用料の支払先、配当等の支払先など

③マイナンバー収集対象者への周知
収集までのスケジュールの提示(収集開始時期等の確定)、教育や研修の実施、利用目的の確定・提示

④組織体制の整備
社内規程の見直し、担当部門・担当者の明確化、物理的安全管理措置の検討(区域管理、漏えい防止等)、収集スケジュールの策定

企業が行うマイナンバーの取得

マイナンバーの記載を要する、社会保険、税金関係などの書類を作成するには、従業員や取引先からマイナンバーを取得する必要がある。その際に、利用目的(源泉徴収や健康保険手続きなど)を明示した上で、本人確認が必要となる。

本人確認は、正しい番号であることの確認(番号確認)と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、 ① 個人番号カード(番号確認と身元確認)、② 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)、③ 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)のいずれかの方法で確認する必要がある。
もっとも、雇用関係にあることから本人に間違いないことが明らかな場合は、身元確認を不要とすることも認められる。

マイナンバーの利用、管理の注意点

マイナンバーは、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできない。また、マイナンバーを取り扱う際は、漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

マイナンバーを取り扱う業務に関しては、全部又は一部を委託することは可能である。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができる。

委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じることとなる。

情報管理に必要な具体的な措置については、ガイドラインが出されているので、企業の法務部門は各部署と連携して適切な管理体制をとる必要がある。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(PDF)

企業法務ナビよりお知らせ
本記事は、約2年9ヶ月前に投稿された記事です。法律を内容とする記事の特性上、その改正や他の特別法の施行、経過措置期間の経過、関連判例の出現などによって内容が古くなり、現在は誤りとなる可能性がありますので、ご注意下さい。
 
[著者情報] tortoise

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