マイナンバー制度導入で企業に求められる対応

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マイナンバー制度の概要

本年10月より、マイナンバー制度(番号制度)が導入される。国民各人に番号が通知され、2016年の1月より番号の利用がスタートすることになる。

マイナンバーは、住民票を有する全ての人に、1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるものである。

情報漏洩防止の目的から、罰則規定も設けられている。例えば、「個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者」が「業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 」した場合には、3年以下の懲役 または150万円以下の罰金が科されることとなる。

企業に求められる準備

①マイナンバー記載書類の確認
給与所得の源泉徴収票・支払調書等の税務関係書類、健康保険・厚生年金保険・雇用保険関係書類など

②マイナンバー収集対象者の確認
従業員(パート、アルバイトを含む)・役員とその扶養家族、報酬(講師謝礼、出演料等)の支払先、不動産使用料の支払先、配当等の支払先など

③マイナンバー収集対象者への周知
収集までのスケジュールの提示(収集開始時期等の確定)、教育や研修の実施、利用目的の確定・提示

④組織体制の整備
社内規程の見直し、担当部門・担当者の明確化、物理的安全管理措置の検討(区域管理、漏えい防止等)、収集スケジュールの策定

企業が行うマイナンバーの取得

マイナンバーの記載を要する、社会保険、税金関係などの書類を作成するには、従業員や取引先からマイナンバーを取得する必要がある。その際に、利用目的(源泉徴収や健康保険手続きなど)を明示した上で、本人確認が必要となる。

本人確認は、正しい番号であることの確認(番号確認)と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要であり、原則として、 ① 個人番号カード(番号確認と身元確認)、② 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)、③ 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)のいずれかの方法で確認する必要がある。
もっとも、雇用関係にあることから本人に間違いないことが明らかな場合は、身元確認を不要とすることも認められる。

マイナンバーの利用、管理の注意点

マイナンバーは、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできない。また、マイナンバーを取り扱う際は、漏えい、滅失、毀損を防止するなど、マイナンバーの適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

マイナンバーを取り扱う業務に関しては、全部又は一部を委託することは可能である。また、委託を受けた者は、委託を行った者の許諾を受けた場合に限り、その業務の全部又は一部を再委託することができる。

委託や再委託を行った場合は、個人情報の安全管理が図られるように、委託や再委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。委託や再委託を受けた者には、委託を行った者と同様にマイナンバーを適切に取り扱う義務が生じることとなる。

情報管理に必要な具体的な措置については、ガイドラインが出されているので、企業の法務部門は各部署と連携して適切な管理体制をとる必要がある。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(PDF)

企業法務ナビよりお知らせ
本記事は、約3年4日前に投稿された記事です。法律を内容とする記事の特性上、その改正や他の特別法の施行、経過措置期間の経過、関連判例の出現などによって内容が古くなり、現在は誤りとなる可能性がありますので、ご注意下さい。
 
[著者情報] tortoise

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平成21年 ボストン大学ロースクール留学(LLM)
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2006年 川上・原法律事務所移籍独立(愛知県弁護士会に登録換え)
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■和田 圭介
略歴:
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2017年 オリンピア法律事務所 パートナー

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法務と財務の両面から、企業経営に関するコンサルティングを行っている。

■略歴
平成14年 海城高等学校卒業
平成16年 公認会計士試験(旧第2次試験)合格
平成18年 慶應義塾大学経済学部卒業
平成22年 あずさ監査法人退所
平成25年 中央大学法科大学院修了
平成26年 弁護士登録(東京弁護士会)
平成27年 中央大学法科大学院実務講師就任
平成30年 弁護士法人L&Aにパートナー弁護士として参画

■著書等
・「契約審査のベストプラクティス ビジネス・リスクに備える契約類型別の勘所」共著(レクシスネクシス・ジャパン)
・「応用自在!覚書・合意書作成のテクニック」共著(日本法令)
・「ストーリーでわかる営業損害算定の実務 新人弁護士、会計数値に挑む」共著(日本加除出版株式会社)


メディア出演
・あさイチ(NHK)
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1992年 京都大学法学部卒業
1994年 大阪弁護士会 登録 梅ケ枝中央法律事務所 
2000年 ハーバードロースクール 修士課程(LL.M)卒業
Masuda Funai Eifert & Mitchell 法律事務所(シカゴ)
2002年 第一東京弁護士会 登録替 長島大野常松法律事務所
2004年 外立総合法律事務所
2012年 株式会社カービュー コーポレートリーガルアドバイザー    
2016年 法務室長
2018年 AYM法律事務所開設

弁護士会活動(2018年2月現在)
日本弁護士連合会 ひまわりキャリアサポート 委員
第一東京弁護士会 業務改革委員会 委員 

企業法務を中心とした法律事務所に長年勤務した後、2012年からインターネット系企業の法務責任者としてプラットフォームを利用したメディア・コマースビジネスについてのさまざまな法律問題をサポート。
2018年にAYM法律事務所開設 代表弁護士

主な著書
「アメリカのP&A取引と連邦預金保険公社の保護 債権管理 No.96」金融財政事情研究会
「米国インターネット法 最新の判例と法律に見る論点」ジェトロ 共著
「Q&A 災害をめぐる法律と税務」新日本法規 共著
2018年5月25日にEUの個人情報保護法であるGDPRがいよいよ施行されます。

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